Kleinunternehmer-Regelung 2025: Das ändert sich steuerlich

Wenn die umsatzsteuerpflichtigen Umsätze eine bestimmte Grenze nicht überschreiten, gilt man in der Umsatzsteuer als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) und ist von der Umsatzsteuer befreit. Vermieter von Wohnungen sind in der Regel Kleinunternehmer, weil die Vermietung von Wohnungen nach § 4 Nr. 12 a UStG von der Umsatzsteuer befreit ist und für die Prüfung der Kleinunternehmergrenze nur die Umsätze zählen, die sie daneben erbringen und die nicht von der Umsatzsteuer befreit sind. Dabei handelt es sich beispielsweise um die Vermietung von Garagen an Personen, die nicht zu ihren Mietern gehören, die kurzfristige Vermietung von Wohnräumen, aber auch die Lieferung von Strom an ihre Mieter und das Versorgungsunternehmen.

Das Gleiche gilt für Gemeinschaften von Wohnungseigentümern. Denn die Leistungen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) an die Eigentümer sind nach § 4 Nr. 13 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Andere Leistungen wie etwa die Vermietung von Gemeinschaftseigentum unterliegen jedoch der Umsatzsteuer, selbst wenn die Mieter Mitglieder der GdWE sind. Die Regelungen über Kleinunternehmer sind durch das Jahressteuergesetz 2025 erheblich geändert worden.

Wer ist Kleinunternehmer?

Definition ab 2025

Kleinunternehmer ist man ab dem 1. Januar 2025, wenn der umsatzsteuerpflichtige Umsatz:

  • im Vorjahr nicht über 25.000 Euro gelegen hat und
  • im laufenden Jahr bisher nicht mehr als 100.000 Euro betragen hat.

Bis zum Jahre 2024 durfte der steuerpflichtige Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro betragen haben und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen. Ab 2025 sind nicht nur die jeweiligen Beträge angehoben worden. Für das laufende Jahr kommt es außerdem nicht mehr auf den voraussichtlichen Umsatz an, sondern auf den bisher tatsächlich erzielten Umsatz. Sobald ein Umsatz von 100.000 Euro erzielt worden ist, greift die Kleinunternehmerregelung für jeden darüber erzielten Umsatz nicht mehr ein. Wer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht, muss also seine Umsätze im Blick behalten und ggf. sofort reagieren.

Die neue Vorjahresgrenze von 25.000 Euro gilt ab dem 1. Januar 2025. Unternehmer, die im Jahr 2024 Umsätze erzielt haben, die mehr als 22.000 Euro aber weniger als 25.000 Euro betragen haben, sind somit ab 2025 Kleinunternehmer, solange sie im Jahr 2025 die Umsatzgrenze von 100.000 Euro nicht überschreiten.

Betreibt ein Steuerpflichtiger mehrere Unternehmen, etwa weil er Wohnungen vermietet und daneben eine Hausverwaltung betreibt, sind zur Prüfung der Grenzen des § 19 Abs. 1 UStG sämtliche umsatzsteuerpflichtigen Umsätze seiner Unternehmen zusammenzurechnen.

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Anwendung des § 13 b UStG (reverse charge)

Auch ein Kleinunternehmer, der Empfänger einer Leistung ist, kann gemäß § 13 b Abs. 2 UStG Schuldner der Umsatzsteuer sein. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein ausländisches Unternehmen Bauleistungen an dem Gebäude des Kleinunternehmers durchführt oder auch wenn ein Vermieter seinen Mietern Strom liefert und Elektrizitätswiederverkäufer i.S. des § 3 g Abs. 1 Satz 1 UStG ist. Die Umsatzsteuer, die der Leistungsempfänger schuldet, gehört gemäß § 19 Abs. 1 Satz 3 UStG jedoch nicht zum Gesamtumsatz i.S. des § 19 UStG, sodass dadurch die Grenze des § 19 nicht überschritten wird.

Die Rechnung des Kleinunternehmers

Auch wenn die Umsätze von Kleinunternehmern von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen Kleinunternehmer die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes beachten:

  • Haben sie die Leistung an einen anderen Unternehmer erbracht, müssen sie nach § 14 Abs. 2 UStG innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung ausstellen.
  • In der Rechnung darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden.
  • Welchen Inhalt die Rechnung haben muss, ist in § 34 a UStDV geregelt. Danach muss die Rechnung seit dem 1.1.2025 folgende Angaben enthalten:
  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Kleinunternehmers und des Rechnungsempfängers,
  • die (Finanzamts-) Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (die für die Teilnahme an der EU-KU-Regelung grundsätzlich erforderliche Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU–IdNr.) wird derzeit allerdings noch nicht erteilt),
  • das Rechnungsdatum,
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Dienstleistung,
  • das Entgelt für die Lieferung oder die sonstige Leistung,
  • einen Hinweis auf den Grund für den fehlenden Ausweis der Umsatzsteuer (Dieser könnte lauten: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“),
  • wird die Rechnung durch den Empfänger der Leistung ausgestellt, die Angabe „Gutschrift“.

Folgende Angaben müssen ab 2025 nicht mehr in der Rechnung eines Kleinunternehmers enthalten sein:

  • eine Rechnungsnummer,
  • das genaue Datum der Lieferung oder Leistung. Dieses kann durch den Hinweis ersetzt werden, dass das Datum der Lieferung oder Leistung mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt,
  • bei grundstücksbezogenen Leistungen an private Leistungsempfänger der Hinweis, dass die Rechnung zwei Jahre aufbewahrt werden muss.

In der Rechnung darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Anderenfalls schuldet der Kleinunternehmer diese Umsatzsteuer gem. § 14 c Abs. 1 UStG.
Die Rechnung darf auch nicht den Hinweis enthalten, dass in dem Betrag eine Umsatzsteuer enthalten ist.

Kleinbetragsrechnung

Kleinunternehmer dürfen für Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro sogenannte Kleinbetragsrechnungen ausstellen, bei denen der Leistungsempfänger und seine Anschrift nicht angegeben werden müssen.

E-Rechnung

Da die Leistungen von Kleinunternehmern seit dem 1. Januar 2025 von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen sie keine E-Rechnung ausstellen. Auch nach Ablauf der Übergangsfrist ab 2028 dürfen sie daher weiterhin herkömmliche Rechnungen ausstellen. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass sie ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können.

Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Gemäß § 19 Abs. 2 UStG kann der Unternehmer auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten. Der Verzicht kann seit 2025 nur noch bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres abgegeben werden. Der Verzicht wird von Beginn des Besteuerungszeitraums an, für den er gelten soll, wirksam und bindet den Unternehmer für fünf Kalenderjahre. Der Unternehmer kann den Verzicht jedoch mit Wirkung zum Beginn eines darauffolgenden Kalenderjahres widerrufen.

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung führt zu einer Arbeitserleichterung. Seit 2024 braucht man keine Umsatzsteuererklärungen mehr abzugeben. Erbringt man die Leistung an Privatkunden, wie beispielsweise an Wohnungsmieter, ergibt sich außerdem ein Preisvorteil.

Der Nachteil besteht darin, dass man keine Vorsteuern abziehen kann. Erbringt man die Leistung an Unternehmer, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, ist die Anwendung der Kleinunternehmerregelung für sie daher nachteilig.

Die Gründung von Unternehmen

Makler, Hausverwalter und Sachverständige erbringen Leistungen, die umsatzsteuerpflichtig sind. Für sie kommt die Kleinunternehmerregelung daher nur in den Anfangsjahren nach Gründung des Unternehmens in Betracht. Da es in diesem Fall keinen Vorjahresumsatz gibt, kommt es darauf an, ob der Umsatz im laufenden Kalenderjahr den Betrag von 25.000 Euro überschreitet. Der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, unterliegt bereits der Regelbesteuerung. Nur die bis zum Zeitpunkt der Überschreitung bewirkten Umsätze sind steuerfrei.

Hausverwalter, die mit ihren Kunden langfristige Verträge abschließen, sollten daher auch im Erstjahr auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten. Denn sie müssten bei Überschreiten der Grenze von 25.000 Euro die Verträge mit ihren Kunden ändern und verlangen, dass die Kunden ihnen das Honorar zuzüglich der Umsatzsteuer zahlen.

Wer dagegen nur Einzelverträge mit jeweils anderen Kunden abschließt und nur private Kunden hat, kann zu Beginn seiner Tätigkeit durchaus die Kleinunternehmerregelung anwenden und erst in den Folgejahren auf deren Anwendung verzichten.

Ansprechpartner

Bundesverband

VRFG a.D. Hans-Joachim Beck

Rechtsberater Referat Steuern

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