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Virtuelle Eigentümerversammlung — Infos & Ratgeber
Was heute möglich ist
Eine Wohnungseigentümerversammlung kann als reine Präsenzversammlung, als Präsenzversammlung mit der Möglichkeit zur Online-Teilnahme („hybride Wohnungseigentümerversammlung“) oder als reine Online-Versammlung („virtuelle Wohnungseigentümerversammlung“) durchgeführt werden.
Virtuelle Eigentümerversammlung vom Bundestag beschlossen
Der Bundestag hat am 03. Juli 2024 ein Gesetz beschlossen, was die Durchführung virtueller Wohnungseigentümerversammlungen erleichtern soll.
Danach können Wohnungseigentümer mit „Dreiviertel-Mehrheit der anwesenden Eigentümer“ darüber beschliessen, ob die Eigentümerversammlungen virtuell stattfinden sollen. Dieser Beschluss gilt dann für die Dauer von drei Jahren.
Ganz ohne Präsenzversammlung kommen Wohnungseigentümergemeinschaften vorerst aber dennoch nicht aus. Wohnungseigentümer, die bis Ende 2027 einen Beschluss zur virtuellen Versammlung fassen, müssen bis einschließlich 2028 mindestens einmal jährlich eine Präsenzversammlung abhalten, es sei denn die Eigentümer verzichten darauf durch einstimmigen Beschluss.
Was steht drin?
Ratgeber virtuelle Eigentümerversammlung
Einige Ihrer Eigentümer möchten an der kommenden WEG-Versammlung online teilnehmen. Müssen Sie das anbieten? Was ist, wenn alle Eigentümer die Versammlung online durchführen wollen? Wir geben Ihnen einen Überblick über die verfügbaren Anwendungen und über die Vor- und Nachteile der Systeme.
Auf dieser Seite erklären wir, wie diese funktionieren und worauf Sie als Verwalter achten müssen.
Schritt 1: Vorbereitung
Vor der Beschlussfassung zur Durchführung der Versammlung sollte ein Vorbereitungsbeschluss zur Schaffung der technischen Voraussetzungen gefasst werden.
Schritt 2: Auswahl der Hard- und Software
Grundsätzlich sind drei Varianten denkbar, um eine virtuelle Eigentümerversammlung aufzubauen und durchzuführen. Alle Möglichkeiten bieten Datenschutz- und kostenseitig Vor- und Nachteile.
Variante 1:
Die schnelle Lösung: Software as a Service (SaaS)
Die einfachste und schnellste, jedoch auch Datenschutzseitig anspruchsvollste Variante ist die SaaS-Lösung, in der der Verwalter bestehende Online-Services eines Dienstleisters nutzt. Hier gibt diverse US- und EU-Anbieter.
Variante 2:
Aufbau eines eigenen Servers in einem Rechenzentrum
Der Verantwortliche bringt einen oder mehrere eigene („dedizierte“) Server in ein Rechenzentrum (RZ) bzw. mietet hier einen solchen exklusiven Server, um die professionelle Infrastruktur des RZ-Betreibers zu nutzen.
Variante 3:
Die sichere Lösung: Aufbau einer eigenen Infrastruktur
Der Verantwortliche (der Verwalter) betreibt eine eigene Infrastruktur („on premise“) für ein entsprechendes Videokonferenzsystem, d.h. er hat an seinem Standort seine eigene Hardware mit Verbindung zum Internet, auf der dann eine geeignete Softwarelösung läuft. Hier gibt es verschiedene sogenannte Open Source-Tools am Markt.
Schritt 3: Beschlussfassung der Online-Teilnahme
In der Beschlussfassung zur Durchführung der Versammlung müssen einige Dinge geregelt werden: Wie wird der Datenschutz gewahrt? Welche Technik wir eingesetzt? Welche Versammlungsrechte können ausgeübt werden?
Schritt 4: Durchführung der Versammlung
Die Eigentümer erhalten vor der Versammlung mit dem Einladungsschreiben idealerweise einen verschlüsselten und individualisierten Einladungslink. Bei der Durchführung der Versammlung ist der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit einzuhalten. Es dürfen nur die dazu Berechtigten teilnehmen und abstimmen.
Wie kann das Stimmrecht ausgeübt werden, wer ist für technische Störungen verantwortlich und wie wird der Versammlungsablauf dokumentiert? Antworten auf diese und weitere Fragen finden Sie in unserem Ratgeber.
Schritt 5: Checkup und Technik
Bei dem Einsatz von virtuellen Eigentümerversammlungen müssen zahlreiche Punkte beachtet und durch den Verwalter als dem aus datenschutzsicht Verantwortlichem umgesetzt werden. Der Verwalter muss dafür sorgen, dass die ausgewählte Technik zur Durchführung einer virtuellen Eigentümerversammlung so gestaltet ist, dass schon durch die Konfiguration im Vorfeld ein möglichst hohes Datenschutz-Niveau hergestellt werden kann.
Die wichtigsten Fragen & Antworten
Wer trägt die Kosten für die Online-Versammlung?
Es gelten die allgemeinen Grundsätze: Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer hat die allgemeinen Kosten der Versammlung zu tragen. Dazu gehören neben der Raummiete auch die für eine Online-Teilnahme erforderlichen technischen Ausstattungen wie Miete für Computer, Beamer, Tonanlage.
Wie wird der Versammlungsablauf dokumentiert?
Die Dokumentation erfolgt, wie in jeder anderen Eigentümerversammlung auch. Nach der Beschlussverkündung werden diese in einer Niederschrift dokumentiert.
Wie wird das Stimmrecht ausgeübt?
Bei Abstimmungen zu Beschlussfassungen muss je nach Versammlungsgröße eine organisatorische oder technische Lösung Anwendung finden: Bis zu einer gewissen Anzahl an Teilnehmern sind „klassische“ Abstimmungen durch „Handheben“ auch bei Online-Versammlungen machbar, sei es über das Kamerabild oder eine virtuelle „Melden“-Funktion.
Darüber hinaus bieten integrierte oder eigenständige spezielle Online-Voting-Tool weitere Möglichkeiten.
Nützliche Links
Ansprechpartnerin
Bundesverband
Rechtsberaterin Referat Immobilienverwalter
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