Virtuelle Eigentümerversammlung — Infos & Ratgeber

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Was heute möglich ist

Eine Wohnungseigentümerversammlung kann als reine Präsenzversammlung, als Präsenzversammlung mit der Möglichkeit zur Online-Teilnahme („hybride Wohnungseigentümerversammlung“) oder als reine Online-Versammlung („virtuelle Wohnungseigentümerversammlung“) durchgeführt werden.

Virtuelle Eigentümerversammlung vom Bundestag beschlossen

Der Bundestag hat am 03. Juli 2024 ein Gesetz beschlossen, was die Durchführung virtueller Wohnungseigentümerversammlungen erleichtern soll.

Danach können Wohnungseigentümer mit „Dreiviertel-Mehrheit der anwesenden Eigentümer“ darüber beschliessen, ob die Eigentümerversammlungen virtuell stattfinden sollen. Dieser Beschluss gilt dann für die Dauer von drei Jahren.

Ganz ohne Präsenzversammlung kommen Wohnungseigentümergemeinschaften vorerst aber dennoch nicht aus. Wohnungseigentümer, die bis Ende 2027 einen Beschluss zur virtuellen Versammlung fassen, müssen bis einschließlich 2028 mindestens einmal jährlich eine Präsenzversammlung abhalten, es sei denn die Eigentümer verzichten darauf durch einstimmigen Beschluss.

Was steht drin?

Wohnungseigentümerinnen und -eigentümer können nunmehr mit einer Dreiviertelmehrheit der abgegebenen Stimmen beschließen, dass die Versammlungen ausschließlich online stattfinden beziehungsweise stattfinden können.

Für die Ermittlung der Stimmmehrheit sind dabei nur diejenigen Personen maßgeblich, die an der Beschlussfassung in der Wohnungseigentümerversammlung teilnehmen.

Virtuelle Wohnungseigentümerversammlungen müssen hinsichtlich Teilnahme und Rechteausübung mit Präsenzversammlungen vergleichbar sein. Der Beschluss über die Durchführung virtueller Wohnungseigentümerversammlungen kann längstens für eine Dauer von drei Jahren gefasst werden.

Ratgeber virtuelle Eigentümerversammlung

Einige Ihrer Eigentümer möchten an der kommenden WEG-Versammlung online teilnehmen. Müssen Sie das anbieten? Was ist, wenn alle Eigentümer die Versammlung online durchführen wollen? Wir geben Ihnen einen Überblick über die verfügbaren Anwendungen und über die Vor- und Nachteile der Systeme.

Auf dieser Seite erklären wir, wie diese funktionieren und worauf Sie als Verwalter achten müssen.

Exklusiv für Mitglieder:

Mitglieder erhalten hier den 24-seitigen Ratgeber mit praktischen Hinweisen zur Durchführung der Versammlung und zur Beschlussfassung.

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Schritt 1: Vorbereitung

Vor der Beschlussfassung zur Durchführung der Versammlung sollte ein Vorbereitungsbeschluss zur Schaffung der technischen Voraussetzungen gefasst werden.

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Hier finden Sie ein Antragsmuster.

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Schritt 2: Auswahl der Hard- und Software

Grundsätzlich sind drei Varianten denkbar, um eine virtuelle Eigentümerversammlung aufzubauen und durchzuführen. Alle Möglichkeiten bieten Datenschutz- und kostenseitig Vor- und Nachteile.

 

Variante 1:
Die schnelle Lösung: Software as a Service (SaaS)

Die einfachste und schnellste, jedoch auch Datenschutzseitig anspruchsvollste Variante ist die SaaS-Lösung, in der der Verwalter bestehende Online-Services eines Dienstleisters nutzt. Hier gibt diverse US- und EU-Anbieter.

Variante 2:
Aufbau eines eigenen Servers in einem Rechenzentrum

Der Verantwortliche bringt einen oder mehrere eigene („dedizierte“) Server in ein Rechenzentrum (RZ) bzw. mietet hier einen solchen exklusiven Server, um die professionelle Infrastruktur des RZ-Betreibers zu nutzen.

Variante 3:
Die sichere Lösung: Aufbau einer eigenen Infrastruktur

Der Verantwortliche (der Verwalter) betreibt eine eigene Infrastruktur („on premise“) für ein entsprechendes Videokonferenzsystem, d.h. er hat an seinem Standort seine eigene Hardware mit Verbindung zum Internet, auf der dann eine geeignete Softwarelösung läuft. Hier gibt es verschiedene sogenannte Open Source-Tools am Markt.

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Hier finden Sie Beispiele.

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Schritt 3: Beschlussfassung der Online-Teilnahme

In der Beschlussfassung zur Durchführung der Versammlung müssen einige Dinge geregelt werden: Wie wird der Datenschutz gewahrt? Welche Technik wir eingesetzt? Welche Versammlungsrechte können ausgeübt werden?

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Hier finden Sie eine Liste aller wichtigen Punkte.

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Schritt 4: Durchführung der Versammlung

Die Eigentümer erhalten vor der Versammlung mit dem Einladungsschreiben idealerweise einen verschlüsselten und individualisierten Einladungslink. Bei der Durchführung der Versammlung ist der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit einzuhalten. Es dürfen nur die dazu Berechtigten teilnehmen und abstimmen.

Wie kann das Stimmrecht ausgeübt werden, wer ist für technische Störungen verantwortlich und wie wird der Versammlungsablauf dokumentiert? Antworten auf diese und weitere Fragen finden Sie in unserem Ratgeber.

Schritt 5: Checkup und Technik

Bei dem Einsatz von virtuellen Eigentümerversammlungen müssen zahlreiche Punkte beachtet und durch den Verwalter als dem aus datenschutzsicht Verantwortlichem umgesetzt werden. Der Verwalter muss dafür sorgen, dass die ausgewählte Technik zur Durchführung einer virtuellen Eigentümerversammlung so gestaltet ist, dass schon durch die Konfiguration im Vorfeld ein möglichst hohes Datenschutz-Niveau hergestellt werden kann.

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Wie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer datenschutzfreundlich identifiziert werden können und welche Hinweispflichten Sie laut dem Gesetz haben, lesen Sie hier.

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Die wichtigsten Fragen & Antworten

Wer trägt die Kosten für die Online-Versammlung?

Es gelten die allgemeinen Grundsätze: Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer hat die allgemeinen Kosten der Versammlung zu tragen. Dazu gehören neben der Raummiete auch die für eine Online-Teilnahme erforderlichen technischen Ausstattungen wie Miete für Computer, Beamer, Tonanlage.

Wie wird der Versammlungsablauf dokumentiert?

Die Dokumentation erfolgt, wie in jeder anderen Eigentümerversammlung auch. Nach der Beschlussverkündung werden diese in einer Niederschrift dokumentiert.

Wie wird das Stimmrecht ausgeübt?

Bei Abstimmungen zu Beschlussfassungen muss je nach Versammlungsgröße eine organisatorische oder technische Lösung Anwendung finden: Bis zu einer gewissen Anzahl an Teilnehmern sind „klassische“ Abstimmungen durch „Handheben“ auch bei Online-Versammlungen machbar, sei es über das Kamerabild oder eine virtuelle „Melden“-Funktion.

Darüber hinaus bieten integrierte oder eigenständige spezielle Online-Voting-Tool weitere Möglichkeiten.

Exklusiv für Mitglieder:

Alle weiteren Fragen beantworten wir im kostenlosen Ratgeber.

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Ansprechpartnerin

Bundesverband

Rechtsberaterin Referat Immobilienverwalter

Der Beitrag Virtuelle Eigentümerversammlung — Infos & Ratgeber erschien zuerst auf IVD.

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